راهکارهای مدیریت زمان:
مدیریت زمان عنوان مهارتی است که به شما کمک میکند تمام کارهای خود را سر وقت و به موقع انجام دهید و هیچ گاه دچار کمبود زمان نشوید. اما به دست آوردن این مهارت خیلی ساده نیست.
مقدمه
آیا تا به حال احساس نكرده‌اید همیشه در عجله‌اید اما هرگز به آنچه كه می‌خواهید نمی‌رسید. آیا شما هم ساعات طولانی كار می‌كنید ولی همیشه این حس را دارید كه اهدافتان در حال گریز هستند؟
وقتی حمایت از كاركنان كاهش می‌یابد فشار كار هجوم می‌آورد و آنها مجبور میشوند سخت‌تر، طولانی‌تر و سریع‌تر كار كنند. مدیریت زمان و رویه واگذاری بخشی از وظایف كاری به همكاران، دیگر یك موضوع تجملی نیست. این مهارتهای اساسی ابقاء شده‌اند. افزایش معلومات و تجربیات و استفاده از روشهای مدیریت زمان باعث افزایش كارآیی و پیشرفت سریع و مستمر در محل كار میشود.
تعیین اهداف
قبل از این كه بخواهید جزئیات مدیریت زمان را مشخص نمایید، می‌بایست به یك چشم‌انداز گسترده نگاه كنید. پایه و اساس كار داشتن یك شناخت صحیح از اهداف و اولویت‌هاست. سپس به جای آشفتگی و تغییر مسیرهایی كه باعث می‌گردد از موضوع اصلی منحرف و در نتیجه ناامید شوید می‌توانید فعالیتهای روزانه را برای پیشبرد اهداف تنظیم كنید. وقتی اهداف را مشخص می‌كنید ویژگی‌های زیر را در نظر داشته باشید: اهداف باید مشخص، قابل اندازه گیری، دستیابی و زمانبندی باشند. اهدافی را مد نظر قرار دهید كه شما را در حد اعلای انگیزه‌دهی قرار میدهد و امكان بروز قابلیت‌هایتان را فراهم می‌سازد. ضروری است كه از ابتدا با حس دستیابی به موفقیت شروع به فعالیت كنید و این امر تنها با تعیین اهداف در حیطه منابع، بودجه، چارچوب زمانی و محدودیت‌های سازمانی امكان پذیر است. هنگامی كه اهداف كاری را مشخص كردید آنها را در مقوله‌های ذیل سازماندهی كنید:
اهداف بلند مدت (شش ماه تا یك سال) اهداف میان مدت (یك تا شش ماه) اهداف كوتاه مدت (روزانه، هفتگی، ماهانه) سه هدف اصلی را در هر مقوله به ترتیب اهمیت بنویسید. برگه اهداف را در دسترس بگذارید و در آغاز و پایان هر روز كاری به آن مراجعه كنید. آیا وظایفی كه به آنها معطوف شده‌اید در راستای اهداف توضیح داده شده است؟ آیا كمك می‌كنند كه به اولویت‌هایتان برسید و آنها را كامل كنید؟ همیشه كارهای اداری اضافی و غیرقابل پیش بینی كه به طور خودكار سر می‌رسند وجود دارند. اما قسمت عمده روز كاری (در حدود ۸۰ درصد) باید به فعالیت‌هایی كه مربوط به اهداف است، اختصاص پیدا كند.
اگر می‌بینید بخش عمده‌ای از وقتتان صرف كارهایی میشود كه در رسیدن به اولویت‌ها كمك نمی‌كند یك ارزیابی مجدد و جدی ضروری است. به عقب برگردید و عواملی را كه باعث اتلاف وقت میشود شناسایی كنید. راه‌هایی را جستجو نمایید كه این مزاحمت‌ها را از بین می‌برد و تلاش نمایید تا كارها را به صورت مناسب بین نیروهای كاری تقسیم كنید.
تحلیل عوامل اتلاف وقت
اغلب اوقات اتلاف كننده‌های وقت، روز ما را به هم می‌ریزند و مانع از این میشوند كه ما روی اهدافمان تمركز كنیم. در حالی كه با ناامیدی احساس می‌نمایید در زمان گیر افتاده‌اید با یك یا چند تغییر ساده می‌توانید عوامل اتلاف وقت را از بین ببرید. برای مدتی درنگ نموده و آنچه را كه مهمترین استفاده از وقتتان به حساب می‌آید، بررسی كنید. سپس عامل ویژه‌ای را كه ممكن است در این استفاده ترجیحی از وقت دخالت كند، مشخص سازید.
مهمترین عوامل اتلاف وقت جلسات غیر ضروری میز یا محدوده كار نابسامان تلفن‌های غیرضروری صرف وقت زیاد برای پاسخگویی به نامه‌ها دسته بندی اوراق بیش از یك بار در روز و صرف زمان طولانی برای سازماندهی آنها مشكل داشتن با تكنولوژی(اختلال در كار كامپیوترها) صرف وقت زیاد در ترسیم برنامه‌های كاری برای دیگران اختصاص زمان طولانی به برنامه ریزی اختصاص زمان طولانی به تحلیل اشتباهات اختصاص زمان طولانی به پروژه مستندسازی تلاش بیهوده برای جلب توجه دیگران به كارهای انجام شده انجام كارهایی كه میتوان به دیگران محول نمود. انجام كار بدون بازده در اوج خستگی تغییر برنامه زمان بندی سفرها تغییر اولویت‌ها به خاطر تغییر مدیریت‌ها .
لیست عوامل اتلاف وقت را بررسی و مواردی را كه با آن مواجه هستید، علامت بزنید. سپس مهم ترین آنها را از ۱ تا ۵ شماره گذاری كنید. شماره ۵ نامناسب ترین وضعیت است.
شاید انرژی و حواس شما صرف جلسات غیرضروری و كارهای اداری بی‌پایان میشود. جلساتی را كه باید در آن شركت كنید، بررسی نمایید. بدون این فرض خودكار كه حضورتان در جلسات مورد نیاز است، از مسئولان درباره نقشتان در جلسات سئوال كنید. خواهید دید كه اغلب اوقات حضورتان ضروری نیست. هم چنین بپرسید آیا امكانش هست جلسات را بعدازظهرها برگزار كنند تا صبح‌ها را برای كاری كه فكر خلاق می‌خواهد، كنار بگذارید. به عنوان یك شركت كننده فعال در جلسات دستور و اهداف جلسه را خواستار شوید.
ممكن است بخش عمده‌ای از وقت تان صرف خواندن و پاسخ دادن به نامه ها (به خصوص نامه‌های الكترونیكی) شود. از همكارانتان درخواست كنید كه رونوشت همه نامه‌ها را برایتان ارسال نكنند، مگر آن كه اطلاعات آنها مستقیماً مربوط به شما باشد. هم چنین به آنها بگویید به نامه‌ای پاسخ نمی‌دهید مگر این كه واقعاً نیاز به پاسخ داشته باشد. پیشنهاد كنید فرستنده‌های نامه‌ها بیشتر از جزئیات، روی محتوا و چارچوب زمانی برای پاسخگویی تمركز نمایند و مهمتر از همه این كه قاعده‌ای برای بررسی نامه‌ها بگذارید. به عنوان مثال بیشتر از یك بار در روز سراغ نامه‌ها نروید. البته در برخی مواقع این امر امكان پذیر نیست. اما این اصل را تعیین كنید تا مطمئن شوید كه فرایند افكارتان دائماً با مانع مواجه نمی‌شود. گاهی اوقات ساده‌ترین تغییرات یك اثر عمیق دارد.
كاهش وقفه‌ها و نگهداری تمركز با اجرای چند اصل ساده تمام تماس‌های تلفنی انجام شده را مرور كنید و برای پاسخگویی به آنها وقت مشخصی اختصاص دهید. افراد را تشویق كنید كه مسئله كاری خود را از طریق پست صوتی یا پست الكترونیكی با شما در میان بگذارند. پیام‌های كتبی و الكترونیكی را در یك محدوده زمانی مشخص بررسی كنید. از افراد بخواهید كه نامه‌های الكترونیكی غیر ضروری را برای شما نفرستند. هر روز را با ملاقات كوتاه همكاران آغاز نمایید. سپس یك دوره كاری بدون وقفه داشته باشید و به افراد بگویید چه موقع در دسترس خواهید بود. در مكالمه‌ها با سماجت به مطالب اصلی بپردازید. به عنوان مثال با گفتن این عبارات «آنچه را كه باید درباره آن بحث كنیم این نكته است» یا «یك مورد دیگر قبل از این كه شما بروید» كه نشان میدهد شما می‌خواهید گفتگو را تمام كنید. افراد پرگو را با گفتن این عبارت متوقف كنید: «من چه كاری می‌توانم برای شما انجام دهم؟»
یك شوخی كوچك را تجربه كنید: وقتی شخصی می‌گوید امكان دارد یك دقیقه وقتتان را بگیرم؟ بگویید حتماً و با خنده زمان‌سنج را برای اندازه گیری یك دقیقه تنظیم كنید. از بهمن كاغذ فرار كنید. ۳-۳- برگه‌ها و اسنادبسیاری از اوقات اوراقی كه دور و بر ماست مانع تمركز بر روی اولویت‌ها میشود. هیچ قاعده كلی برای این كه چگونه اوراق را مدیریت كنیم، وجود ندارد. این موضوع بستگی به روش خود فرد دارد. بعضی از افراد اگر به وسیله مقدار زیادی از مواد خواندنی محاصره شوند احساس راحتی می‌كنند در حالی كه افرادی هم هستند كه تنها یك میز خلوت زمینه ساز افكار واضح آنها میشود. مهم است كه از تمایل و سطح رضایت خود آگاه شوید و یك سیستم را برای سازماندهی اوراق توسعه دهید.
البته اگر وقت ارزشمندی را در جستجوی اسناد هدر میدهید و مجبورید بارها و بارها اوراق را تفحص كنید، اتخاذ یك روش جدید مورد نیاز است. این رویه را امتحان كنید: اگر تعیین محل سند بیش از ۳۰ ثانیه طول كشید، باید سیستم را تغییر دهید. به جای آن كه اجازه دهید كارهای عقب افتاده اداری باعث ترافیك روی میزتان شود، هر قطعه كاغذ را ارزیابی كنید و مشخص نمایید كه آیا باید آن را كنار بگذارید، از آن استفاده نمایید و یا فوراً آن را بایگانی كنید.
كم‌توجهی به سیستم بایگانی مدارك میتواند شما را گرفتار سازد. اگرچه ممكن است شما برای بایگانی و دسترسی به مدارك به كارمندان اجرایی تكیه كنید، اما بهتر است یك سیستم مخصوص به خودتان داشته باشید. در این صورت اگر یكی از همكاران در دسترس نباشد، خود را در پیدا كردن سندی كه به آن نیاز فوری دارید، ناكام نمی‌بینید. ضمناً همكارانتان را هم تشویق كنید كه از یك رویه سیستماتیك برای تسهیل دسترسی و اجتناب از اتلاف وقت در جستجو برای بایگانی استفاده نمایند.
چند نكته برای بایگانی مدارك اوراق را قبل از بایگانی كردن تاریخ بگذارید. كاغذهای توده شده را بررسی نمایید، مواردی را كه نیاز ندارید كنار بگذارید و مدارك اساسی‌تر را جایگزین آنها سازید. پاكت نامه‌های باز نشده را كه در رابطه با كار شما نیست دور بریزید مگر این كه نشانی پستی آن مشخص باشد. مدارك امور جاری را در قسمت جلوی قفسه پرونده‌ها بگذارید. پرونده‌ها را درون هر مقوله به صورت الفبایی مرتب كنید. ۱۰ سانتیمتر از فضای هر قفسه را خالی بگذارید. به قدری كه به اوراق آسان تر دسترسی داشته باشید. بر روی قفسه‌ها برچسب بزنید. پرونده كارهای در دست اقدام را نزدیك میزتان بگذارید. هر گاه یك كاغذ از پرونده‌ها بر می‌دارید روی آن یك علامت بگذارید تا بدانید كه برگه بعداً باید بایگانی شود و یا از بین برود. یك فهرست از پرونده‌ها تهیه نمایید.
محیط کار مناسب
ممكن است ناگهان دریابید كه توانایی‌هایتان در انجام وظایف كاهش یافته است و بعد از چند ساعتی كه از زمان شروع كار می‌گذرد سردرد می‌گیرید. به محیط كار خود دقت نمایید. شاید وسایلی كه با آن سر و كار دارید در وضعیت مناسبی نیست. به عنوان مثال نمایشگر رایانه هم سطح چشمتان نیست و...
رای ترویج خلاقیت و بهره‌وری یك محیط راحت و سالم ضروری است. محل كارتان را بررسی كنید تا دریابید چگونه ممكن است سطح توان جسمی و ذهنی شما را در خود حل كند. وقتی كه همزمان در حال كار با سند چاپی و رایانه هستید از یك نگهدارنده سند استفاده كنید. از خم كردن مچ دست به هنگام كار با رایانه و طبیعتاً ضایعات ناشی از آن خودداری نمایید. صفحه كلید را روی یك سطح كه در زیر میز به صورت كشویی حركت می‌كند قرار دهید. صندلی و پشتی آن باید راحت باشد و تحمل وزن و حركات شما را داشته باشد. ترجیحاً از یك زیرپایی استفاده كنید. این مسائل بسیار ساده هستند، اما متعجب می‌شوید اگر ببینید و بشنوید چگونه افرادی كه می‌توانند پروژه‌های ذهنی شگفت‌انگیز اجرا كنند از اصول ابتدایی راحتی و آرامش غافلند.
کنترل زمان تلفن
قبل از تماس تلفنی این سؤالات را از خودتان بپرسید:
من به چه اطلاعاتی نیاز دارم؟ آیا این تماس سریع‌ترین راه دسترسی به اطلاعات است؟ آیا یك نامه الكترونیكی موثرتر نیست؟ چگونه می‌توانم این گفت وگو را كوتاه نگه دارم و به محور بحث اشاره كنم بدون این كه صحبت‌ها بدساخت و ابتدایی به نظر بیاید؟ برای این كه یك تماس تلفنی مؤثر باشد یك فهرست اولویت بندی شده از مواردی كه باید درباره آن بحث كنید تهیه نمایید. هر مطلبی را كه فكر می‌كنید در طول مكالمه به آن مراجعه خواهید كرد در دسترس بگذارید. گفت وگو را با لحن ایجاز و اختصار شروع كنید. به عنوان مثال: «من نمی‌خواهم زیاد وقت شما را بگیرم» یا «من می‌دانم كه هر دوی ما خیلی گرفتار هستیم».
وقتی كه نمی‌دانید مستقیماً با شخص مورد نظر صحبت خواهید كرد یا نه، برای گذاشتن پیام برنامه‌ریزی كنید. قبل از گذاشتن پیام یك نفس عمیق بكشید، سپس به صورت فشرده صحبت كنید. اگر شخصی كه به او زنگ می‌زنید شما را نمی‌شناسد، ابتدا اسمتان را بگویید و اگر نام ساده‌ای نیست آن را هجی كنید، البته به آهستگی، تا شخصی كه به پیام گوش میدهد بتواند آن را بنویسد. نام محل كارتان را هم بگویید. سپس مهمترین مسئله را به طور سریع توضیح دهید. شماره تماس را دو بار ابتدا و انتهای مكالمه بگویید و اگر پاسخ نیازمند یك گفتگو است یادآوری نمایید كه چه موقع در دسترس هستید.
واگذاری بخشی از مسئولیت‌ها
بسیاری از افراد در صورت واگذاری كار به دیگران دچار آشفتگی میشوند. بدون محول نمودن بخشی از فعالیتها به دیگران هرگز نمی‌توانید وقتتان را تحت فرمان داشته باشید. این رویه اجازه میدهد روز كاری را با تأكید بر اولویت‌ها سپری نمایید. بدون اعتماد به دیگران در انجام كارها در جزئیات كم اهمیت غرق می‌شوید و قادر نخواهید بود انرژی و توانتان را به سمت اهداف هدایت كنید. چند مسئله اساسی وجود دارد كه افراد را از اجرای این روش دور نگه می‌دارد. درباره موردی كه مانع كار شماست فكر كنید:
مسئله اول: «هیچ كس وظایف را آن طوری كه من انجام می‌دهم، انجام نمی‌دهد.» ممكن است این مسئله حقیقت داشته باشد كه برخی از وظایف پیچیده‌تر را شما انجام میدهید، اما احتمالاً این حقیقت ندارد كه همه فعالیتهای شما در بالاترین حد پیچیدگی است. اگر غرورتان اجازه نمی‌دهد بپذیرید فرد دیگری میتواند امور محوله را بهتر انجام دهد، در نظر داشته باشید كه ممكن است آن شخص وظایف را به قدر كافی رضایتبخش انجام دهد. مسئله دوم: «هیچ كس مانند خود من این وظایف خاص را سریع انجام نمی‌دهد.» ممكن است این نكته هم حقیقت داشته باشد. اما اگر شخص دیگری میتواند وظایف را با توجه به فرجه زمانی تعیین شده به قدر كافی سریع انجام دهد و در روال جاری نگه دارد، پس می‌توانید بخشی از مسئولیت‌ها را به او بسپارید. مسئله سوم: «اگر بنا باشد من مسئله‌ای را چند بار توضیح دهم، خودم آن را انجام می‌دهم حتی با سرعت بیشتر و بهتر». ممكن است اولین بار كه می‌خواهید كاری را به شخص دیگری واگذار كنید، مجبور شوید آن را توضیح دهید. هم چنین امكان دارد مجبور شوید این كار را برای بار دوم، سوم و چهارم نیز تكرار نمایید. این رویه موقتی است و همكاران به تدریج كار را یاد می‌گیرند؛ تا حدی كه نیاز به توضیح بیشتری نیست و شما هم در نهایت وقت خود را ذخیره می‌كنید.با تقسیم بندی فعالیتها در سه سطح می‌توانید یك روش كاری جدید در پیش بگیرید: (۱) وظایفی كه مطمئن هستید فقط خودتان می‌توانید آنها را انجام دهید.(۲) وظایفی كه ممكن است شخص دیگری قادر به انجام آن در سطح قابل قبولی باشد، حتی اگر شما در انجام آن سریع تر و بهتر هستید.(۳) وظایفی كه یقیناً فرد دیگر به خوبی شما قادر به انجام آن هست.با محول نمودن وظایف سطح ۳ شروع كنید. به تدریج می‌توانید شخصی را برای انجام كارهای سطح ۲ آموزش دهید. این كار باعث میشود وقت بیشتری داشته باشید و روی اولویت‌هایتان كه وظایف سطح ۱ است تمركز كنید. واگذاری مسئولیت‌ها را ضمن ارائه آموزش‌های ویژه انجام دهید. سطح واگذاری وظایف بستگی به قابلیت‌ها و تجربیات شخصی دارد كه كار به او محول میشود. در كل صرف یك مقدار زمان بیشتر برای آموزش، وقت را برای تشریح مسائل و مرور بعدی آنها ذخیره خواهد كرد. مطمئن شوید شخصی كه مسئولیت‌ها را به او می‌سپارید در مورد مسائل ذیل اطلاع كافی دارد:
اهداف، اولویت‌ها، فرصت زمانی، اهمیت كارها نحوه اطلاع یابی از منابع و افرادی كه میتوان در موقع نیاز به آنها مراجعه كرد.به خاطر داشته باشید كه انگیزه اصلی در واگذاری مسئولیت‌ها به دست آوردن نتیجه مطلوب است. برای تقویت روحیه كاری، در محدوده‌های مشخص برای همكاران مسئولیتهای جدید تعریف كنید و به منظور نشان دادن اعتماد به تواناییهای ایشان، منابع و امكانات كافی برای انجام كار فراهم نمایید و یا توضیح دهید چگونه می‌توانند به آن منابع دسترسی پیدا كنند. در مورد بازتاب‌ها و مسائل مربوط به كار سؤال كنید و صبور باشید. به كسی كه مسئولیتی را واگذار نموده‌اید زمان كافی بدهید تا سرعت بگیرد.
صرف وقت كم در آموزش زیان‌های اساسی به همراه خواهد داشت. گاهی اوقات محول نمودن مسئولیت یك ذخیره كننده فوری وقت است و گاهی یك سرمایه گذاری درازمدت است. اما در نهایت صرف وقت بیشتر روی اولویت‌ها و اهداف، همیشه یك سرمایه گذاری ارزشمند است و اصول هدایتی ذكرشده پشتیبان شیوه‌های مدیریت زمان است.
تحقیق و پژوهش از اهمیت ویژه ای برخوردار است و به جرات میتوان گفت که همه پبشرفت های علمی صنعتی پژوهشی تکنولوژی و جامعه شناسی بر پایه تحقیق و پژوهش استوار است. اصلی ترین و مهمترین شیوه ارائه نتایج یک مطالعه و تحقیق، تهیه مقاله پژوهشی است و محققی در صحنه تولید وانتشار علمی موفق است که بتواند نتایج پژوهش خود را در مجلات معتبر پژوهشی به چاپ برساند. از آنجا که نوشتن صحیح و مناسب یک مقاله یک رکن اساسی برای چاپ مقالات علمی میباشد، در اینجا سعی شده است که به بررسی روش های صحیح نگارش مقالات پژوهشی پرداخته شود. به طور کلی هر مقاله پژ وهشی شامل اجزای اصلی زیر است:
- عنوان
- نام نویسنده یا نویسندگان
- اطلاعات تماس
- چکیده
- واژگان کلیدی
- مقدمه
- مبانی نظری تحقیق
- روش تحقیق
- یافته های تحقیق
- بحث و نتیجه گیری
- فهرست منابع
عنوان مقاله
اولین بخش یک مقاله عنوان است که باید اشتراکاتی با موضوع اصلی تحقیق داشته باشد و به شکلی جذاب جمله‌بندی شده باشد.
نکات زیر در انتخاب عنوان مقاله قابل توجه هستند:
- عنوان مقاله حتی الامکان باید دقیق و رسا بوده و از به کار بردن اصطلاحات ناآ شنا یا اختصاری خودداری شود.
- عنوان مقاله حتی الامکان باید جمله خاصی باشد که نکات اصلی و عمده موضوع را در بر داشته باشد.
- به طور معمول (نه همیشه) و در نام‌گذاری اکثر تحقیق ها این نکات در نظر گرفته می شود: چه چیزی را میخواهیم بررسی کنیم، در چه جامعه ای، در کجا و در چه زمانی. مثلا عنوان یک مقاله میتواند این باشد: بررسی رابطه سطح سواد مادران و تغذیه کودکان در شهر تهران سال ۱۳۸۶
- عنوان باید «فاقد پیش داوری» باشد. به عنوان مثال، انتخاب این عنوان برای یک مقاله، مناسب به نظر نمی رسد: بررسی علل بی علاقگی رانندگان نسبت به بستن کمربند ایمنی!
- اگر کلماتی در توصیف ویژگی مطالعه شما نقش کلیدی دارند حتما در عنوان خود آن را بگنجانید. مثل مطالعه آینده نگر مطالعه دوسویه کور یا مطالعه تصادفی شده
- هیچ گاه نباید در عنوان مقاله نتیجه پژوهش را به صورت ثابت شده ذکر نمود.
نویسندگان و آدرس ها
اسامی نویسندگان و همکارانی که در مطالعه شرکت داشته اند باید بطور کامل ذکر شود. همچنین نویسنده اصلی که مسئول ارتباط با خوانندگان است باید مشخص شده و آدرس کامل و شماره تلفن وی در اختیار خوانندگان قرار گیرد.
چکیده تحقیق
چکیده پس از عنوان بیشتر از سایر بخشهای یک مقاله خوانده میشود و در چکیده قسمت های مختلف مقاله شامل مقدمه، اهداف، روشها و نتایج تحقیقق بصورت خلاصه ذکر می شود. متن بسیاری از مقاله ها به طور کامل در دسترس ما نیست و گاهی فرصت برای خواندن تمام مقاله نداریم و از این رو چکیده مقاله اهمیت زیادی دارد. در اکثر مجلات تعداد کلمات چکیده ۱۵۰ تا ۲۵۰ کلمه محدود است.
واژگان کلیدی
چند واژه کلیدی که از اهمیت زیادی در مطالعه برخوردارند، در این قسمت ذکر می شود. ضمن این که با ذکر واژه های کلیدی در سایتهای علمی می توان به دنبال مقاله نیز گشت. به طور معمول تعداد این واژه ها حدود ۶-۵ کلمه در نظر گرفته می شود.
مقدمه
مقدمه یک مقاله پژوهشی ضمن بیان مسئله و تشریح موضوع به آن مسئله پاسخ میدهد که ارزش مطالعه حاضر برای انجام آن چه بوده است. در حقیقت با مطالعه مقدمه یک مقاله پژوهشی، خواننده با مسئله تحقیق آشنا شده و ضرورت انجام پژوهش را درک میکند. متن مقدمه باید روان باشد و حتی الامکان به صورت خلاصه و حداکثردر ۲ صفحه تایپ شود.
مبانی نظری تحقیق
ادبیات تحقیق یا مبانی نظری، به تشریح مفاهیم، تعاریف و تاریخچه موضوع تحقیق می پردازد. نویسنده مقاله باید بر ادبیات تحقیق مسلط بوده و مبانی نظری موضوع تحقیق خود را به طور مختصر ولی کاربردی بیان نماید. مبانی نظری تحقیق باید با استناد و ارجاع علمی آورده شود. یک مقاله خوب باید بخش مبانی نظری قابل قبولی داشته باشد.
روش تحقیق
در این قسمت از مقاله چگونگی و روش انجام پژوهش توضیح داده می شود. همچنین نمونه های مورد بررسی، چگونگی نمونه گیری، جامعه هدف، مراحل اجرائی پژوهش و نحوه تجزیه و تحلیل داده ها ذکر می شود. در این قسمت در مورد تغییر بیشتر بحث شده و روش اندازه گیری و میزان دقت و چگونگی کنترل آنها بیان می شود.
یافته های تحقیق
در این قسمت نتایج بدست آمده از پژوهش ذکر می شود. نتایجی کلیدی مطالعه باید با کلمات روان و دقیق و بدون بزرگ نمایی ذکر شود. از روشهای مختلفی برای ارائه نتایج استفاده می شود. استفاده از اعداد، جداول و نمودارها کمک ارزنده ای به ارائه مطلب بطور ساده تر می نماید اما لازم است داده های جداول و نمودارها به طور کامل تشریح شده و مورد تجزیه و تحلیل قرار گیرند. در مواردی که از روش ها و آزمون های آماری برای بررسی نتایج و تحلیل داده ها استفاده شده باشد، باید نوع آن نیز ذکر شود.
بحث و نتیجه گیری
در این قسمت به تفسیر نتایج ارائه شده می پردازیم. همچنین می توان به مقایسه نتایج به دست آمده از مطالعه حاضر با نتایج سایر مطالعه ها پرداخت و با توجه به مجموعه شواهد نتیجه گیری نمود. در صورت لزوم می توان پیشنهادهایی برای انجام مطالعات بهتر و کامل تر در آینده ارائه داد.
فهرست منابع
در پایان لازم است کلیه منابعی که در تحقیق مورد استفاده قرار گرفته اند، به شیوه ای مطلوب ذکر شوند. شیوه نگارش منابع در نشریات مختلف متفاوت است و بهتر است از راهنمایی این نشریات و شرایط نگارش مقالات کمک بگیریم
اطلاعات پایه را درباره کل سخنرانی خود بدست آورید
حقایق و تجارب را به صورت شفاف و دقیق برای مخاطبان خود توضیح دهید.
سرفصل ها را شفاف سازی کنید
- سعی نکنید مانند کسی که متنی را ازبر کرده به سرعت و بدون توضیح کافی سرفصل ها را بخوانید و از موضوع بگذرید
- سعی کنید درباره هر نکته و موضوعی جزئیات را بیان کنید و شنونده را با خود به عمق مطلب ببرید
- مفهوم آنچه درباره آن صحبت می کند با ترکیبی متناسب از مثال ها و توضیحات بهتر نمایان می شود. البته برای این منظور باید به اندازه کافی مطالعه کنید.
اطلاعات را خلاصه بندی کنید
- قبل از صحبت درباره هر موضوعی مقدمه ای بیان کنید تا ذهن شنونده را آماده کنید.
- پس از آن که درباره موضوع صحبت های شما تمام شد یک خلاصه از کل مطالب مربوطه به آن را ارائه دهید.
از موضوعی به موضوع دیگر به صورت سازمان دهی شده پیش بروید
از ابزارهای بصری مانند تخته سیاه، اسلایدها، کامپیوتر، تصاویر و … استفاده کنید تا بتوانید نکات مهم را لیست کنید
تا مطالب شما شفاف تر عرضه شود و یادداشت برداری از آنها ساده تر باشد. اگر مطلبی را می نویسید باید به اندازه کافی بزرگ باشد و همینطور واضح و اگر لازم است از رنگ های مختلف استفاده کنید.
اگر قرار است نموداری پیچیده بکشید بهتر است آن را مرحله به مرحله بکشید و توضیح دهید تا اینکه یک دفعه مخاطبان خود را با نموداری پیچیده گیج کنید.
سوالات خود را به شایستگی پاسخ دهید
- سوالاتی را که ممکن است پرسیده شود پیش بینی کنید و برای آنها پاسخ مناسب و درخور را آماده کنید.
- سوالات بی جا را با طفره رفتن کنار بگذارید. یا می توانید از انها بخواهید اگر در ادامه ارائه مطلب متوجه پاسخ خود نشدند بعد از اتمام سخنرانی پیش شما بیایند و پاسخ خود را دریافت کنند.
- طوری صحبت نکنید که به مخاطبین بی احترامی شود.
- مطمئن شوید همه شنوندگان هم سوال هم پاسخ را به خوبی می شنوند.
از اصطلاحات تخصصی به طور مناسب استفاده کنید.
- اصطلاحاتی را که ممکن است برای مخاطبین قابل فهم نباشد برای آنها به سادگی توضیح دهید
- از اصطلاحات فنی و تخصصی غیر ضروری استفاده نکنید. بعضی گمان می کنند اگر از اصطلاحات فنی کمتر استفاده کنند از اعتبارشان کاسته می شود. ولی هنر آنست که وقتی سخنرانی می کنید همه مخاطبین حرف شما را در کنند.
علاقه شنوندگان را حفظ کنید و جو را زنده نگه دارید.
حالت های صحبت کردن و تن صدای خود را از هر چند گاهی تغییر دهید. با پرسیدن سوال از مخاطبین جو را عوض کنید برای این منظور می توانید از جوک یا ضرب المثل مناسب استفاده کنید یا حکایتی تعریف کنید اگر تجربیات جالبی در زمینه موضوع سخنرانی دارید بد نیست آنها را مطرح کنید. با کلاس خود حرف بزنید نه اینکه از روی یک متن روخوانی کنید. هر موضوع را به گونه ای مطرح کنید که گویی می خواهید درباره موضوعی شگفت انگیز صحبت کنید.
مطلب خود را در سطحی مناسب بیان کنید.
مطالبی که ارائه می کنید نباید خیلی پیش و پا افتاده یا خیلی پیچیده باشد. بلکه باید در سطح درک متوسط مخاطبین ارائه شود. شما هنگام سخنرانی احتمالاً مطالب و نظریات جدیدی ارائه خواهید داد بنابراین آنچه می گویید باید آنقدر قابل فهم باشد که مورد قبول مخاطبان قرار گیرد.
کلید موفقیت رهبران تحول گرا در توانمند کردن دیگران است. رهبران تحول گرا آنهایی هستند که کارکنان عادی را به سطوح بالای بالای عملکرد ارتقا میدهند نقش مدیریت برتر مانند یک کاتالیزور است خودش مستقیما در واکنش شرکت ندار بلکه باعث ترکیب مواد با یکدیگر میشود رهبر تحول گرا نیز کاری میکند که کارکنان به نحوی بهتر با یکدیگر همکاری کنند.در ذیل به برخی اصول مهم در خصوص نحوه برگزاری جلسات اداری که به منظور همکاری و همفکری تشکیل می گردداشاره شده است.
اصول حاکم بر اداره جلسات
حقایق و تجارب را به صورت شفاف و دقیق برای مخاطبان خود توضیح دهید.
- اصل اول :تعیین هدف از برگزاری جلسه
- اصل دوم :عناوین دستور جلسه
- اصل سوم :زمان برگزاری را با عبارتهای زیر اعلام کنید:روز و تاریخ برگزاری جلسه -ساعت شروع -ساعت خاتمه -مدت جلسه
- اصل چهارم :مدت زمان برگزاری جلسه را متناسب با عناوین آن و زمان لازم برای بررسی و تصمیم گیری و اخذ نتیجه تعیین کنید (مدت جلسه = مدت زمان بررسی + تصمیم گیری و اخذ نتیجه متناسب با موضوع تعین شده!)
نکته: جلسه را دقیقا طبق جدول زمانبندی اجرا و مدیریت کنید.
- اصل پنجم : اطلاعات مورد نیاز برای حضور فعال شرکت کنندگان رو قبلا به آنان اعلام کنید
نکته: اعلام موضوعات و زمان برگزاری جلسه باید به گونه ای باشد که مدعوین بتوانند درباره آنها بیاندیشندو مطالب خویش را آماده ارائه کنند.
- اصل ششم :اسامی شرکت کنندگان و ارتباط آنها با دستور جلسه را مشخص کنید.به عبارت دیگر لازم است مدعوین از تبادل اطلاعات در جلسه و سخنرانان و مطالب آنها آگاهی یابند.
- اصل هفتم :خود و یا فردی ذی صلاح را برای اعلام اطلاعات مورد نیاز برای طرح موضوع در ابتدای جلسه آماده کنید.
نکته۱: توانایی ایجاد ارتباط با دیگران مهمتریم مهارت شما میباشد. شاید بتوان گفت برجسته ترین کاری که انجام میدهید حل مسائل و تصمیم گیری میباشد.چه به تنهایی و چه به کمک دیگران!
نکته۲: در آغاز جلسه این پرسش را مطرح کنید. " مساله دقیقا چیست؟" واضح بودن مساله یا موضوع ۵۰% راه حل است. مساله باید برای تمامی شرکت کنندگان در جلسه کاملا روشن باشد تا تک تک افراد بتوانند د رحل آن مشارکت داشته باشند
- اصل هشتم :وفاداری خود و دیگران به دستور جلسه و پرهیز از حاشیه ها را در دستور کار خود و دیگران قرار دهید.
- اصل نهم :مسیر حرکت جلسه را طبق دستور جلسه هدایت و کنترل کنید
نکته: هنگام بحث در مورد مساله یا موضوع از به حاشیه رفتن مباحث جلوگیری کنیدو همواره به آینده فکر کنید و از شرکت کنندگان بپرسید که" از این به بعد چه باید کرد؟" و چه انتخابهایی برای آینده داریم؟ بسیاری از جلسات که برای حل مشکلات تشکیل میشوند ، مدیریت جلسه طوری است که که سرانجام به تمرکز اعضا روی وقایع گذشته منجر میشود و این که چه کسی مقصر است! در جلسات بررسی مشکلات سازمان، یک مدیر کار آمد روی این موضوع تمرکز میکند که افراد و سازمان به چه سمتی حرکت میکند و در آینده چه اتفاقاتی روی خواهد داد. گذشته از کنترل ما خارج است و آینده تنها طرف معامله است که میشود برای آن برنامه ریزی کرد و روی آن کنترل داشت.
- اصل دهم :به دیگران فرصت ابراز نظر بدهید.
نکته۱: در حل مسائل صحبت کردن درباره راه حل به جای حرف زدن درباره مساله نکته اساسی است. این وظیفه شماست که توجه حاضرین در جلسه را به سمت راه حل های ممکن معطوف کنید و نگذارید بحث فقط به آنچه که اتفاق افتاده محدود شود.
نکته۲: گقتگو درباره راه حل ماهیتا ثبت، پویا و خلاقیت بر انگیز است. در حالی که بحث صرف درباره مشکل دلسرد کننده است و خلاقیت را محدود می کند. وقتی گفتگو فقط روی مشکل متمرکز میشود،هرکس فقط به دفاع از خود فکر میکند و این که چگونه میتواند خود را تبرئه کند. در چنین وضعیتی افراد نمیتوانند به راه حل فکر کنند.
- اصل یازدهم :شرکت کنندگانی را که به همه چیز معترض هستند و با مطرح نمودن موضوعات بیهوده حق ابراز نظر دیگران را از بین میبرند، کاملا کنترل نمایید.
پیشنهاداتی جهت برگزاری جلسات مطلوب
- شروع و پایان هر جلسه را دقیقا مشخص کنید
- تمام جلسات را بدون تاخیر وبه موقع تشکیل دهید وبه تاخیر کنندگان لبخند نزنید
- از طولانی کردن جلسات خودداری کنید
- دعوتنامه مدعوین واعضای جلسات را در وضعیت مناسب ارسال کنید
- جلسات را در وقت و زمان مناسبی از روز تشکیل دهید
- قبل از تشکیل جلسه مکان مناسبی برای هر جلسه انتخاب کنید
- از تشکیل جلسات متعدد در هر روز خودداری کنید
- از ارائه مطالب با حجم زیاد در جلسات که باعث خستگی افراد شود خودداری کنید
- سعی کنید کیفیت مطالبی که در جلسات مطرح می کنید بالا باشد
- فرهنگ ورود به موقع در جلسات را به زیر مجموعه خود آموزش دهید
- از کسانی که به موقع در جلسات شرکت نمی کنند توضیح بخواهید وبا نظارت دقیق بازخوردهای مثبت ومنفی ورود افراد را ارائه دهید
- اگر مسوول ، مجری ویا سخنران جلسات هستید سعی کنید از سایر افراد زودتر در محل جلسه حضور یابید
- از طرح موضوعات تکراری وبحث های کلی که باعث ضعف انگیزه شرکت کنندگان شود خودداری کنید
- برای برگزاری جلسات برنامه ریزی دقیق داشته باشید
- افرادی که در جلسات متعدد به موقع یا زودتر حضور پیدا می کنند شناسایی ومورد تشویق قرار دهید
- خودتان منظم باشید وبه نظم در کارها اهمیت دهید تا نظم جلسات شما بعنوان یک ارزش ؛ درونی شود
- اگر شما عضو موثر جلسه ای هستید در صورتی که برای شما خدای نکرده مشکل خاصی ایجاد شود مسوول یا دبیر جلسه را درجریان قرار دهید
- زمان ، مکان وموضوع جلسات خود را بطور منظم در برنامه کاری روزانه خود ثبت نمایید تا دچار مشکل نشوید
- اگر مدیر یا دبیر جلسه هستید برنامه زمانبندی جلسه را دقیقا کنترل کنید و از موضوع اصلی خارج نشوید در غیر این صورت با دبیر ومدیر جلسه همکاری کنید ۲۰-از اتخاذ تصمیماتی که کلی باشد ویا جنبه اجرایی نداشته باشد خودداری کنید
- سعی کنید قبل از شرکت در هر جلسه با مطالعه وآمادگی کامل شرکت نمایید
- اگر مسوول جلسه هستید قبل از تشکیل جلسه به وقت مدعوین وزیر مجموعه خود توجه جدی داشته باشید
- سعی کنید تمام تصمیمات جلسات با نظر اعضای جلسه ودر همان جلسه اخذ شود
- در هنگام دعوت از افراد جهت شرکت در جلسات تاکید نمایید که حتما مسوول مورد نظر شرکت نماید واز اعزام افراد پایین تر ونا آکاه در جلسات خودداری نمایید
- برای تشکیل هر جلسه هدف معینی داشته باشدی واز برگزاری جلسات صوری خودداری نمایید
- در جلسات طولانی وقت مناسبی برای استراحت افراد درنظر بگیرید
- در طول زمان برگزاری جلسات با دیگر ان به احترام رفتار کنید واز آسیب رساندن به شخصیت افراد خودداری کنید
هر فردی كه در سازمانی یا موسسه ای مشغول به كار می شود، پس از كسب تجربه و دستیابی به مهارتهای شغلی، به فكر ارتقای شغل و پیمودن مراحل ترقی سازمانی می افتد. اگر كسی دارای مهارتها و تجارب لازم برای انجام كاری یا هدایت گروه است، چرا برای ارتقای شغل تلاش نكند؟ در سازمانهای كنونی بخصوص سازمانهای بزرگ، فقط انجام كار و تلاش زیاد در انجام وظایف، برای پیشرفت و ترقی در مراحل كاری و گرفتن مزایای سازمانی كفایت نمی كند، بلكه مدیران نیز باید به این درك و دریافت از عملكرد و رفتار شاغل برسند كه او فردی شاخص، فعال و برجسته در كار خویش است و استحقاق رشد و ترقی سازمانی را دارد.
اگرچه گویایی و صدای كار و عمل، از بیان و شرح و توضیح درباره كار، قوی‌تر است و طبق مفهوم كلی ضرب‌المثل فارسی «دو صد گفته چون نیم كردار نیست»، ممكن است كارگر یا كارمند شاغل پیش خود فكر كند كه انجام وظایف به صورت كارا و كارآمد، خود به خود گویایی لازم را برای همه مدیران و سرپرستان دارد، ولی تجربه نشان داده است كه در همه موارد این تفكر صحیح نیست. شاغل نیز باید درجهت معرفی بهتر كارایی و كارآمدی خود برای ترقی و دستیابی به اهداف موردنظر دركارراهه شغلی، بعضی فعالیتها و تلاشهای غیركاری نیز انجام دهد.
هر شاغلی با مشخص كردن اهداف خود و تلاش برای ارتباطات بهتر سازمانی و بخصوص تعیین موقعیت و جایگاهی كه فرد تصمیم دارد به آن برسد، می تواند سعی و تلاش كند تا تاییدیه سرپرست یا مدیر خود را اخذ كند. به هرحال برای حصول ترقی در مسیر شغل چند نكته مهم وجود دارد كه به نظر می رسد دانستن آن برای هر فردی كه طالب ارتقای شغلی است، ضرورت داشته باشد.
خودارزیابی
هر فرد قبل از آنكه در فكر كسب مزایا و یا ارتقای شغلی خود بیــــافتد، لازم است به دانش، مهارت و تــــواناییهای حرفه ای خود نظری صــادقانه كــند و درحقیقت یك خودارزیابی واقع بینانه انجام دهد. آیا مهارتهای لازم برای انجـــام نقشی مهمتر را دارم؟ اگر جواب صادقــــانه مثبت است، برای كسب و توسعه دانش و معلــومات پایه ای و مهارت كاری و حفظ روند صنعتی و سازمانی چه اقداماتی انجام داده ام؟
برای آنكه تغییری در مراحل كار و مسیر شغلی خود ایجاد كنید، لازم است داوطلبانه متقاضی افزایش مهارتهای خود باشید. مراقب افزایش فعالیتهای سازمانی، پروژه های جدید و موضوعاتی باشید كه افراد دیگر تمایلی به انجام آن ندارند.
مشكل گشابودن و نه مشكل آفرینی
هر كسی می تواند در سازمان خود مشكلات را پیدا كند. تجربه می گوید اگر شما هم به دنبال مشكلات نباشید، مشكل شما را می یابد. مهارت بررسی و تجزیه و تحلیل مسائل و مشكلات سازمانی را در خود تكامل دهید و از آن به عنوان فرصتی برای توسعه و پیشرفت شغلی استفاده كنید.
پذیرش و پیش بینی تشدید چالش كاری
رای برعهده گرفتن كار جدید اگر چه ظاهرا نامناسب و مخاطره آور باشد، داوطلب شوید. در پاره ای موارد، پذیرش پیشنهاد چنین وظایفی بهترین فرصت برای نشان دادن قابلیتهای یك فرد است. گاهی اوقات سرپرست از همكار خود می خواهد كه در موضوعی مهم، وی را یاری دهد، درحالی كه كس دیگری تمایل به چنین همكاری ندارد. در چنین مواردی موقعیت خوبی برای نشان دادن قابلیت هدایت و رهبری ایجادشده و سكوی مناسبی برای ارائه نظرات فردی وجود دارد.
افزایش شناخت از خود
علاقه مندی و تمایل خود را به فعالیتهای شركت و سازمان خود با مشاركت مستمر در مباحث كاری نشان دهید. قبل از شركت در جلسه یا بحث، موارد و مطالب موردبحث در جلسه را بررسی كنید و چند نكته بااهمیت درباره مسائل اساسی دردست داشته باشید.
انجام فعالیتهای داوطلبانه
انجام فعالیتهای داوطلبانه شیوه دیگری برای ایجاد زمینه ارتقای شغلی در محیط كار است و بدینوسیله می توانید دانش و ارزش كاری خود را در سازمان به دیگران نشان دهید. به خاطر داشته باشید كه وقتی دركارها حالت داوطلبانه دارید احتمالا به این نتیجه هم می رسید كه دارای مهارتهای دیگر و قدرت حل مشكلات هستید.
تهیه و تنظیم كارنامه عملكرد
در پاره ای موارد مدیران و افرادی كه درباره تخصیص مزایا، توزیع كارانه، ارتقای سالیانه، تغییرات سازمانی و واگذاری مسئولیتهای جدید، تصمیم می گیرند، ممكن است درباره عملكرد یا ارزشهای كاری شما اطلاع موثق و دقیقی نداشته باشند، یا حتی احتمال دارد اطلاعات متناقضی هم به این افراد گزارش شود كه در تصمیمات آنها اثر بگذارد. بنابراین برای آنكه بتوانید در چنین مواردی از حقوق خود دفاع كنید و برای اثبات واقعیتها، تهیه و تنظیم یك كارنامه عملكرد شخصی ضرورت دارد و كمك شایانی در احقاق سازمانی در موقعیتهای متفاوت می كند.
خواسته خود را اعلام كنید
در بعضی موارد یك فرد در سازمان فرصت ارتقای شغلی را از دست می دهد، چون تصمیم گیرندگان درباره ارتقای شغلی یا واگذاری سمت جدید، اطلاعی از خواسته آن فرد نداشته اند. بنابراین لازم است در فرصتهای مناسب موضوع علاقه مندی به ارتقای شغلی را با سرپرست، مدیر یا هماهنگ كننده گروه خود در میان بگذارید.
تمركز بر ارتقای شغلی
برای حصول به هدف ترقی در سازمان، تلاش مضاعف و متوسل شدن به شیوه ها و ابزارهایی علاوه بر انجام وظایف روزمره، نیاز دارد. یكی از این ابزارها عضویت در كمیته های كاری مختلف است. زیرا بدینوسیله مدیران سازمان متوجه می شوند كه اولا فردی پرتلاش هستید و دوم اینكه به ایجاد تغییر در دوره كاری خود علاقه دارید.
همچنین سعی كنید به عضویت گروههای حرفه ای و تخصصی درآیید. انجمنها و گروههای حرفه ای، مسیر مناسبی برای توسعه مهارتهای حرفه ای و كاری است. صرف عضویت كافی نیست، بلكه مشاركت فعال در كارهای گروهی و فعالیتهای خلاق و كسب و توسعه این مهارتها نیز لازم است. در انجمنها و موسسات حرفه ای عضو شوید و سازمان خود را نیز از این عضویت مطلع سازید، تا آثار این اقدام در واحدهای مختلف سازمان انعكاس یابد تا بدینوسیله و انجام سایر اقدامات موضوع تمركز بر ترقی سازمانی و حصول به هدف، محقق شود.
آمادگی خوب لازمه پیشرفت شغلی موفقیت‌آمیز است. باید دقیقاً مشخص کنید که از نظر شغلی به کجا می‌خواهید برسید، چه توانایی‌ها و ویژگیهایی برای رسیدن به آن نیاز دارید، برای دستیابی به آنچه کاری باید انجام دهید.
توصیه اول : اهداف خود را کاملاً مشخص کنید
گام نخست، مشخص کردن هدف است. پیشرفت در شغل واقعاً چه مفهومی برای شما دارد؟ آیا می‌خواهید به سقف مشخصی از پول دست پیدا کنید؟ یا اینکه دستیابی به موقعیت و مقام مشخص برای شما مهمتر است؟ هنگامی که تصور دقیقی از پیشرفت شغلی به دست آوردید می‌توانید به طور هدفمند برای رسیدن به آن تلاش کنید. بسیاری از افراد، برای مشخص کردن آگاهانه و منظم اهداف شغلیشان زمان صرف نمی‌کنند، در حالی‌که مهمترین عامل برای رسیدن به پیشرفت شغلی است. روی یک تکه کاغذ بنویسید به چه می‌خواهید برسید و برای چه. فرض کنید که به هدفتان رسیده‌اید. حال چه اتفاقی می‌افتد؟
توصیه دوم : میزان هزینه مورد نظرتان را برای پیشرفت شغلی مشخص کنید
وقتی‌که شما می‌دانید به چه چیزی می‌خواهید دست پیدا کنید، باید یک بار هم در این زمینه بیندیشید که چه مقدار حاضرید برای آن هزینه‌کنید. برای بیشتر انسان‌ها پیشرفت شغلی بدین معناست که بتوانند از پس هزینه‌های زندگیشان برآیند. برخی نیز حاضرند از سلامتی، وقت آزاد و هر آنچه که زندگیشان را تحت‌الشعاع قرار میدهد، صرفنظرکنند، تا به پیشرفت برسند، ولی اگر شما می‌خواهید که همواره توانایی انجام کار را داشته باشید، باید به این نکته توجه‌کنیدکه از نظر جسمی، روحی و روانی در سلامت کامل به سر ببرید. از این رو باید مشخص‌کنید که چقدر می‌توانید برای پیشرفت شغلی خود هزینه‌کنید. تنها در این حالت می‌توانید حین انجام‌کار تصمیمات مناسب بگیرید. گاهی اوقات نیز پیشرفت در بعضی قسمت‌ها ارزش هزینه‌کردن را ندارد
توصیه سوم: همواره زمانی را به بازبینی کارهای انجام داده اختصاص دهید
- دست از کار بکشید و بیندیشید که
- چه کاری تاکنون انجام داده‌اید؟
- این کار تا چه میزان میتواند برایتان مفید واقع شود؟
- آیا این کار شما را به سوی هدف مورد نظرتان هدایت میکند؟
- آیا این احتمال وجود دارد که بتوانید راحت‌تر کارتان را انجام دهید؟
- با پاسخ به این سؤالات در می‌یابید که در چه مرحله‌ای هستید و تا رسیدن به پیشرفت، چه کارهای دیگری باید انجام دهید
توصیه چهارم : مسیر پیشرفتتان را مانند یک کار برنامه‌ریزی شده ببینید
اگر می‌خواهید پیشرفت کنید باید از همین امروز شروع کنید. هدفتان از پیشرفت را مانند یک پروژه برنامه‌ریزی شده صحیح ببینید. به گونه‌ای عمل کنید که انگار در حال تأسیس شرکتی هستید و هدف، رسیدن شما به موقعیت دلخواه‌تان است. از امروز رئیس خود باشید. یاد بگیرید که مانند یک مدیر ببینید و عمل کنید. تا حد لازم منتقد خود باشید و همواره به افزایش دانش خود بیندیشید و سعی کنید که چیزهای تازه را فرا بگیرید. در حوزه فعالیت خودتان به کارهای بازاریابی، روابط عمومی، نوآوری در مدیریت و سایر مواردی که یک شرکت نیز آنها را انجام میدهد بپردازید و جوهره وجودی خود را برانگیزد.
توصیه پنجم : نقاط ضعف و قوت خود را بشناسید
اگر می‌خواهید موفق باشید، باید از میزان توانایی‌هایتان آگاهی داشته باشید. هر چقدر بیشتر در مورد توانایی‌ها، دانش، نقاط ضعف و خطاهای خود آگاهی داشته باشید، هدفمند‌تر کار خواهید کرد. بنابراین هر از چندگاهی به بررسی نقاط ضعف و قوت فردی و شغلی خود بپردازید. در این راستا، جویای نظرات دیگران از جمله دوستان خوب، اقوام و آشنایان نیز باشید، با دقت به نظرات آنها گوش کنید و از انتقادشان ناراحت نشوید. تنها از این راه می‌توانید به شناخت بهتر خود نایل شوید.
توصیه ششم : همواره به فراگیری علوم بپردازید
پس از شناخت نقاط ضعف و قوت خود می‌توانید به صورت هدفمند تواناییهای خود را گسترش دهید و نقاط ضعفتان را برطرف کنید. روی دانش و تواناییهای خود سرمایه‌گذاری کنید. کتاب بخوانید و در دوره‌های آموزشی لازم شرکت کنید. شناختتان را در مورد رشته کاری و خودتان افزایش دهید. نسبت به رشته‌های دیگر نیز کنجکاو باشید. یادگیری علوم تخصصی ضروری را نیز فراموش نکنید. سطح توانایی‌هایتان را همواره بالا ببرید.
هر درخواست یا نامه اداري از پنج جزء زیر تشكيل ميشود:
حقایق و تجارب را به صورت شفاف و دقیق برای مخاطبان خود توضیح دهید.
- به نام خدا نامه را با نام خدا آغاز می کنیم.
- اسم و سمت سازمانی گيرنده نامه . منظور از گيرنده يا مخاطب نامه عبارت از شخص، مقام سازماني، سازمان يا واحد سازماني كه نامه به آن خطاب مي شود. اول اسم شخص گیرنده را با احترام می نویسیم و سپس در قسمت پایین آن سمت سازمانی وی را نیز می نویسیم. بطور مثال:
جناب آقای ...... مدیریت محترم سازمان...........
- متن درخواست یا نامه. متن نامه را با حدود یک سانتی متر از محل طبیعی شروع سطر آغاز می کنیم و بدون طول و تفسیر های اضافی شروع به طرح مشکل می کنیم. انتظاری را که از گیرنده نامه داریم محترمانه ذکر می کنیم و اگر توانستیم راه حل یا پیشنهادی ارائه می دهیم. توجه کنیم که در متن نامه دستور نمی دهیم ، بلکه نامه باید بیشتر جنبه خواهشی داشته باشد. متن نامه مطالب و شرحي است كه در ارتباط با موضوع نامه نوشته مي شود و در حقيقت هدف نامه است و چيزي است كه انگيزه تهيه نامه مي باشد و ممكن است كوتاه و در يك يا چند سطر باشد و يا در يك يا چند صفحه تهيه و تنظيم گردد.
- تشکر و قدردانی بعد از اتمام متن نامه ، از گیرنده نامه تشکر و قدردانی می کنیم. بطور مثال:
قبلاً از همكاری بیدریغ شما سپاسگزاری ميگردد.
با تشکر
- مشخصات امضاء كننده. در آخر نام و مشخصات خود را در پایین نامه سمت چپ می نویسیم و امضاء می کنیم و در کنار امضای خود تاریخ نگارش نامه یا تاریخ درخواست را نیز می نویسیم. بطور مثال:
نام و نام خانوادگی
امضاء و تاریخ
نکاتی در باب نوشتن نامه اداری:
- نامه اداری باید در یک طرف صفحه کاغذ A۴ تمیز نوشته شوند و نباید در حاشیه های آن چیزی نوشت. ضمناً حاشیه ۳ سانتی از بالا، پایین، چپ و راست را برای کاغذ در نظر بگیریم.
- متن نامه باید با نهایت دقت در صحت مطالب تهیه شود.
- متن نامه باید شایسته فرد گیرنده باشد و پست و مقام شغلی و سازمانی فرد گیرنده باید در نظر گرفته شود.
- در نامه های اداری باید شیوایی سخن و روانی مطلب نیز در نظر گرفته شود و از لغات قدیمی و نامانوس نباید استفاده شود.
- در نامه های اداری به هیچ وجه نباید از کلمات و جملات عامیانه استفاده کرد.
- از نشانه های قراردادی(ویرگول, نقطه و ...)باید درست و به جا استفاده کرد.
- در نامه های اداری باید از استفاده کردن جملات توهین آمیز, تهدید آمیز و مشکل آفرین خودداری کرد.
- نامه های اداری ترجیحا باید در کاغذ های A۴ نوشته شود تا امکان ارجاع و حاشیه نویسی داشته باشد.
- نامه حدالامکان باید تایپ شود یا حد اقل با خط خوانا نوشته شود.
- حتماً سعی کنیم نام و نام خانوادگی دقیق مخاطب درخواست یا نامه اداری را بنویسیم و اگر مخاطب نامه را به درستی نمی شناسیم نامه را باید با عنوان سمت سازمانی مخاطب نامه می نویسیم.
راهکارهای مدیریت زمان:
مدیریت زمان عنوان مهارتی است که به شما کمک میکند تمام کارهای خود را سر وقت و به موقع انجام دهید و هیچ گاه دچار کمبود زمان نشوید. اما به دست آوردن این مهارت خیلی ساده نیست.
مقدمه
آیا تا به حال احساس نكرده‌اید همیشه در عجله‌اید اما هرگز به آنچه كه می‌خواهید نمی‌رسید. آیا شما هم ساعات طولانی كار می‌كنید ولی همیشه این حس را دارید كه اهدافتان در حال گریز هستند؟
وقتی حمایت از كاركنان كاهش می‌یابد فشار كار هجوم می‌آورد و آنها مجبور میشوند سخت‌تر، طولانی‌تر و سریع‌تر كار كنند. مدیریت زمان و رویه واگذاری بخشی از وظایف كاری به همكاران، دیگر یك موضوع تجملی نیست. این مهارتهای اساسی ابقاء شده‌اند. افزایش معلومات و تجربیات و استفاده از روشهای مدیریت زمان باعث افزایش كارآیی و پیشرفت سریع و مستمر در محل كار میشود.
تعیین اهداف
قبل از این كه بخواهید جزئیات مدیریت زمان را مشخص نمایید، می‌بایست به یك چشم‌انداز گسترده نگاه كنید. پایه و اساس كار داشتن یك شناخت صحیح از اهداف و اولویت‌هاست. سپس به جای آشفتگی و تغییر مسیرهایی كه باعث می‌گردد از موضوع اصلی منحرف و در نتیجه ناامید شوید می‌توانید فعالیتهای روزانه را برای پیشبرد اهداف تنظیم كنید. وقتی اهداف را مشخص می‌كنید ویژگی‌های زیر را در نظر داشته باشید: اهداف باید مشخص، قابل اندازه گیری، دستیابی و زمانبندی باشند. اهدافی را مد نظر قرار دهید كه شما را در حد اعلای انگیزه‌دهی قرار میدهد و امكان بروز قابلیت‌هایتان را فراهم می‌سازد. ضروری است كه از ابتدا با حس دستیابی به موفقیت شروع به فعالیت كنید و این امر تنها با تعیین اهداف در حیطه منابع، بودجه، چارچوب زمانی و محدودیت‌های سازمانی امكان پذیر است. هنگامی كه اهداف كاری را مشخص كردید آنها را در مقوله‌های ذیل سازماندهی كنید:
اهداف بلند مدت (شش ماه تا یك سال) اهداف میان مدت (یك تا شش ماه) اهداف كوتاه مدت (روزانه، هفتگی، ماهانه) سه هدف اصلی را در هر مقوله به ترتیب اهمیت بنویسید. برگه اهداف را در دسترس بگذارید و در آغاز و پایان هر روز كاری به آن مراجعه كنید. آیا وظایفی كه به آنها معطوف شده‌اید در راستای اهداف توضیح داده شده است؟ آیا كمك می‌كنند كه به اولویت‌هایتان برسید و آنها را كامل كنید؟ همیشه كارهای اداری اضافی و غیرقابل پیش بینی كه به طور خودكار سر می‌رسند وجود دارند. اما قسمت عمده روز كاری (در حدود ۸۰ درصد) باید به فعالیت‌هایی كه مربوط به اهداف است، اختصاص پیدا كند.
اگر می‌بینید بخش عمده‌ای از وقتتان صرف كارهایی میشود كه در رسیدن به اولویت‌ها كمك نمی‌كند یك ارزیابی مجدد و جدی ضروری است. به عقب برگردید و عواملی را كه باعث اتلاف وقت میشود شناسایی كنید. راه‌هایی را جستجو نمایید كه این مزاحمت‌ها را از بین می‌برد و تلاش نمایید تا كارها را به صورت مناسب بین نیروهای كاری تقسیم كنید.
تحلیل عوامل اتلاف وقت
غلب اوقات اتلاف كننده‌های وقت، روز ما را به هم می‌ریزند و مانع از این میشوند كه ما روی اهدافمان تمركز كنیم. در حالی كه با ناامیدی احساس می‌نمایید در زمان گیر افتاده‌اید با یك یا چند تغییر ساده می‌توانید عوامل اتلاف وقت را از بین ببرید. برای مدتی درنگ نموده و آنچه را كه مهمترین استفاده از وقتتان به حساب می‌آید، بررسی كنید. سپس عامل ویژه‌ای را كه ممكن است در این استفاده ترجیحی از وقت دخالت كند، مشخص سازید.
مهمترین عوامل اتلاف وقت جلسات غیر ضروری میز یا محدوده كار نابسامان تلفن‌های غیرضروری صرف وقت زیاد برای پاسخگویی به نامه‌ها دسته بندی اوراق بیش از یك بار در روز و صرف زمان طولانی برای سازماندهی آنها مشكل داشتن با تكنولوژی(اختلال در كار كامپیوترها) صرف وقت زیاد در ترسیم برنامه‌های كاری برای دیگران اختصاص زمان طولانی به برنامه ریزی اختصاص زمان طولانی به تحلیل اشتباهات اختصاص زمان طولانی به پروژه مستندسازی تلاش بیهوده برای جلب توجه دیگران به كارهای انجام شده انجام كارهایی كه میتوان به دیگران محول نمود. انجام كار بدون بازده در اوج خستگی تغییر برنامه زمان بندی سفرها تغییر اولویت‌ها به خاطر تغییر مدیریت‌ها .
لیست عوامل اتلاف وقت را بررسی و مواردی را كه با آن مواجه هستید، علامت بزنید. سپس مهم ترین آنها را از ۱ تا ۵ شماره گذاری كنید. شماره ۵ نامناسب ترین وضعیت است.
شاید انرژی و حواس شما صرف جلسات غیرضروری و كارهای اداری بی‌پایان میشود. جلساتی را كه باید در آن شركت كنید، بررسی نمایید. بدون این فرض خودكار كه حضورتان در جلسات مورد نیاز است، از مسئولان درباره نقشتان در جلسات سئوال كنید. خواهید دید كه اغلب اوقات حضورتان ضروری نیست. هم چنین بپرسید آیا امكانش هست جلسات را بعدازظهرها برگزار كنند تا صبح‌ها را برای كاری كه فكر خلاق می‌خواهد، كنار بگذارید. به عنوان یك شركت كننده فعال در جلسات دستور و اهداف جلسه را خواستار شوید.
ممكن است بخش عمده‌ای از وقت تان صرف خواندن و پاسخ دادن به نامه ها (به خصوص نامه‌های الكترونیكی) شود. از همكارانتان درخواست كنید كه رونوشت همه نامه‌ها را برایتان ارسال نكنند، مگر آن كه اطلاعات آنها مستقیماً مربوط به شما باشد. هم چنین به آنها بگویید به نامه‌ای پاسخ نمی‌دهید مگر این كه واقعاً نیاز به پاسخ داشته باشد. پیشنهاد كنید فرستنده‌های نامه‌ها بیشتر از جزئیات، روی محتوا و چارچوب زمانی برای پاسخگویی تمركز نمایند و مهمتر از همه این كه قاعده‌ای برای بررسی نامه‌ها بگذارید. به عنوان مثال بیشتر از یك بار در روز سراغ نامه‌ها نروید. البته در برخی مواقع این امر امكان پذیر نیست. اما این اصل را تعیین كنید تا مطمئن شوید كه فرایند افكارتان دائماً با مانع مواجه نمی‌شود. گاهی اوقات ساده‌ترین تغییرات یك اثر عمیق دارد.
كاهش وقفه‌ها و نگهداری تمركز با اجرای چند اصل ساده تمام تماس‌های تلفنی انجام شده را مرور كنید و برای پاسخگویی به آنها وقت مشخصی اختصاص دهید. افراد را تشویق كنید كه مسئله كاری خود را از طریق پست صوتی یا پست الكترونیكی با شما در میان بگذارند. پیام‌های كتبی و الكترونیكی را در یك محدوده زمانی مشخص بررسی كنید. از افراد بخواهید كه نامه‌های الكترونیكی غیر ضروری را برای شما نفرستند. هر روز را با ملاقات كوتاه همكاران آغاز نمایید. سپس یك دوره كاری بدون وقفه داشته باشید و به افراد بگویید چه موقع در دسترس خواهید بود. در مكالمه‌ها با سماجت به مطالب اصلی بپردازید. به عنوان مثال با گفتن این عبارات «آنچه را كه باید درباره آن بحث كنیم این نكته است» یا «یك مورد دیگر قبل از این كه شما بروید» كه نشان میدهد شما می‌خواهید گفتگو را تمام كنید. افراد پرگو را با گفتن این عبارت متوقف كنید: «من چه كاری می‌توانم برای شما انجام دهم؟»
یك شوخی كوچك را تجربه كنید: وقتی شخصی می‌گوید امكان دارد یك دقیقه وقتتان را بگیرم؟ بگویید حتماً و با خنده زمان‌سنج را برای اندازه گیری یك دقیقه تنظیم كنید. از بهمن كاغذ فرار كنید. ۳-۳- برگه‌ها و اسنادبسیاری از اوقات اوراقی كه دور و بر ماست مانع تمركز بر روی اولویت‌ها میشود. هیچ قاعده كلی برای این كه چگونه اوراق را مدیریت كنیم، وجود ندارد. این موضوع بستگی به روش خود فرد دارد. بعضی از افراد اگر به وسیله مقدار زیادی از مواد خواندنی محاصره شوند احساس راحتی می‌كنند در حالی كه افرادی هم هستند كه تنها یك میز خلوت زمینه ساز افكار واضح آنها میشود. مهم است كه از تمایل و سطح رضایت خود آگاه شوید و یك سیستم را برای سازماندهی اوراق توسعه دهید.
البته اگر وقت ارزشمندی را در جستجوی اسناد هدر میدهید و مجبورید بارها و بارها اوراق را تفحص كنید، اتخاذ یك روش جدید مورد نیاز است. این رویه را امتحان كنید: اگر تعیین محل سند بیش از ۳۰ ثانیه طول كشید، باید سیستم را تغییر دهید. به جای آن كه اجازه دهید كارهای عقب افتاده اداری باعث ترافیك روی میزتان شود، هر قطعه كاغذ را ارزیابی كنید و مشخص نمایید كه آیا باید آن را كنار بگذارید، از آن استفاده نمایید و یا فوراً آن را بایگانی كنید.
كم‌توجهی به سیستم بایگانی مدارك میتواند شما را گرفتار سازد. اگرچه ممكن است شما برای بایگانی و دسترسی به مدارك به كارمندان اجرایی تكیه كنید، اما بهتر است یك سیستم مخصوص به خودتان داشته باشید. در این صورت اگر یكی از همكاران در دسترس نباشد، خود را در پیدا كردن سندی كه به آن نیاز فوری دارید، ناكام نمی‌بینید. ضمناً همكارانتان را هم تشویق كنید كه از یك رویه سیستماتیك برای تسهیل دسترسی و اجتناب از اتلاف وقت در جستجو برای بایگانی استفاده نمایند.
چند نكته برای بایگانی مداركاوراق را قبل از بایگانی كردن تاریخ بگذارید. كاغذهای توده شده را بررسی نمایید، مواردی را كه نیاز ندارید كنار بگذارید و مدارك اساسی‌تر را جایگزین آنها سازید. پاكت نامه‌های باز نشده را كه در رابطه با كار شما نیست دور بریزید مگر این كه نشانی پستی آن مشخص باشد. مدارك امور جاری را در قسمت جلوی قفسه پرونده‌ها بگذارید. پرونده‌ها را درون هر مقوله به صورت الفبایی مرتب كنید. ۱۰ سانتیمتر از فضای هر قفسه را خالی بگذارید. به قدری كه به اوراق آسان تر دسترسی داشته باشید. بر روی قفسه‌ها برچسب بزنید. پرونده كارهای در دست اقدام را نزدیك میزتان بگذارید. هر گاه یك كاغذ از پرونده‌ها بر می‌دارید روی آن یك علامت بگذارید تا بدانید كه برگه بعداً باید بایگانی شود و یا از بین برود. یك فهرست از پرونده‌ها تهیه نمایید.
محیط کار مناسب
ممكن است ناگهان دریابید كه توانایی‌هایتان در انجام وظایف كاهش یافته است و بعد از چند ساعتی كه از زمان شروع كار می‌گذرد سردرد می‌گیرید. به محیط كار خود دقت نمایید. شاید وسایلی كه با آن سر و كار دارید در وضعیت مناسبی نیست. به عنوان مثال نمایشگر رایانه هم سطح چشمتان نیست و...
رای ترویج خلاقیت و بهره‌وری یك محیط راحت و سالم ضروری است. محل كارتان را بررسی كنید تا دریابید چگونه ممكن است سطح توان جسمی و ذهنی شما را در خود حل كند. وقتی كه همزمان در حال كار با سند چاپی و رایانه هستید از یك نگهدارنده سند استفاده كنید. از خم كردن مچ دست به هنگام كار با رایانه و طبیعتاً ضایعات ناشی از آن خودداری نمایید. صفحه كلید را روی یك سطح كه در زیر میز به صورت كشویی حركت می‌كند قرار دهید. صندلی و پشتی آن باید راحت باشد و تحمل وزن و حركات شما را داشته باشد. ترجیحاً از یك زیرپایی استفاده كنید. این مسائل بسیار ساده هستند، اما متعجب می‌شوید اگر ببینید و بشنوید چگونه افرادی كه می‌توانند پروژه‌های ذهنی شگفت‌انگیز اجرا كنند از اصول ابتدایی راحتی و آرامش غافلند.
کنترل زمان تلفن
قبل از تماس تلفنی این سؤالات را از خودتان بپرسید:
من به چه اطلاعاتی نیاز دارم؟ آیا این تماس سریع‌ترین راه دسترسی به اطلاعات است؟ آیا یك نامه الكترونیكی موثرتر نیست؟ چگونه می‌توانم این گفت وگو را كوتاه نگه دارم و به محور بحث اشاره كنم بدون این كه صحبت‌ها بدساخت و ابتدایی به نظر بیاید؟ برای این كه یك تماس تلفنی مؤثر باشد یك فهرست اولویت بندی شده از مواردی كه باید درباره آن بحث كنید تهیه نمایید. هر مطلبی را كه فكر می‌كنید در طول مكالمه به آن مراجعه خواهید كرد در دسترس بگذارید. گفت وگو را با لحن ایجاز و اختصار شروع كنید. به عنوان مثال: «من نمی‌خواهم زیاد وقت شما را بگیرم» یا «من می‌دانم كه هر دوی ما خیلی گرفتار هستیم».
وقتی كه نمی‌دانید مستقیماً با شخص مورد نظر صحبت خواهید كرد یا نه، برای گذاشتن پیام برنامه‌ریزی كنید. قبل از گذاشتن پیام یك نفس عمیق بكشید، سپس به صورت فشرده صحبت كنید. اگر شخصی كه به او زنگ می‌زنید شما را نمی‌شناسد، ابتدا اسمتان را بگویید و اگر نام ساده‌ای نیست آن را هجی كنید، البته به آهستگی، تا شخصی كه به پیام گوش میدهد بتواند آن را بنویسد. نام محل كارتان را هم بگویید. سپس مهمترین مسئله را به طور سریع توضیح دهید. شماره تماس را دو بار ابتدا و انتهای مكالمه بگویید و اگر پاسخ نیازمند یك گفتگو است یادآوری نمایید كه چه موقع در دسترس هستید.
واگذاری بخشی از مسئولیت‌ها
بسیاری از افراد در صورت واگذاری كار به دیگران دچار آشفتگی میشوند. بدون محول نمودن بخشی از فعالیتها به دیگران هرگز نمی‌توانید وقتتان را تحت فرمان داشته باشید. این رویه اجازه میدهد روز كاری را با تأكید بر اولویت‌ها سپری نمایید. بدون اعتماد به دیگران در انجام كارها در جزئیات كم اهمیت غرق می‌شوید و قادر نخواهید بود انرژی و توانتان را به سمت اهداف هدایت كنید. چند مسئله اساسی وجود دارد كه افراد را از اجرای این روش دور نگه می‌دارد. درباره موردی كه مانع كار شماست فكر كنید:
مسئله اول: «هیچ كس وظایف را آن طوری كه من انجام می‌دهم، انجام نمی‌دهد.» ممكن است این مسئله حقیقت داشته باشد كه برخی از وظایف پیچیده‌تر را شما انجام میدهید، اما احتمالاً این حقیقت ندارد كه همه فعالیتهای شما در بالاترین حد پیچیدگی است. اگر غرورتان اجازه نمی‌دهد بپذیرید فرد دیگری میتواند امور محوله را بهتر انجام دهد، در نظر داشته باشید كه ممكن است آن شخص وظایف را به قدر كافی رضایتبخش انجام دهد. مسئله دوم: «هیچ كس مانند خود من این وظایف خاص را سریع انجام نمی‌دهد.» ممكن است این نكته هم حقیقت داشته باشد. اما اگر شخص دیگری میتواند وظایف را با توجه به فرجه زمانی تعیین شده به قدر كافی سریع انجام دهد و در روال جاری نگه دارد، پس می‌توانید بخشی از مسئولیت‌ها را به او بسپارید. مسئله سوم: «اگر بنا باشد من مسئله‌ای را چند بار توضیح دهم، خودم آن را انجام می‌دهم حتی با سرعت بیشتر و بهتر». ممكن است اولین بار كه می‌خواهید كاری را به شخص دیگری واگذار كنید، مجبور شوید آن را توضیح دهید. هم چنین امكان دارد مجبور شوید این كار را برای بار دوم، سوم و چهارم نیز تكرار نمایید. این رویه موقتی است و همكاران به تدریج كار را یاد می‌گیرند؛ تا حدی كه نیاز به توضیح بیشتری نیست و شما هم در نهایت وقت خود را ذخیره می‌كنید.با تقسیم بندی فعالیتها در سه سطح می‌توانید یك روش كاری جدید در پیش بگیرید: (۱) وظایفی كه مطمئن هستید فقط خودتان می‌توانید آنها را انجام دهید.(۲) وظایفی كه ممكن است شخص دیگری قادر به انجام آن در سطح قابل قبولی باشد، حتی اگر شما در انجام آن سریع تر و بهتر هستید.(۳) وظایفی كه یقیناً فرد دیگر به خوبی شما قادر به انجام آن هست.با محول نمودن وظایف سطح ۳ شروع كنید. به تدریج می‌توانید شخصی را برای انجام كارهای سطح ۲ آموزش دهید. این كار باعث میشود وقت بیشتری داشته باشید و روی اولویت‌هایتان كه وظایف سطح ۱ است تمركز كنید. واگذاری مسئولیت‌ها را ضمن ارائه آموزش‌های ویژه انجام دهید. سطح واگذاری وظایف بستگی به قابلیت‌ها و تجربیات شخصی دارد كه كار به او محول میشود. در كل صرف یك مقدار زمان بیشتر برای آموزش، وقت را برای تشریح مسائل و مرور بعدی آنها ذخیره خواهد كرد. مطمئن شوید شخصی كه مسئولیت‌ها را به او می‌سپارید در مورد مسائل ذیل اطلاع كافی دارد:
اهداف، اولویت‌ها، فرصت زمانی، اهمیت كارها نحوه اطلاع یابی از منابع و افرادی كه میتوان در موقع نیاز به آنها مراجعه كرد.به خاطر داشته باشید كه انگیزه اصلی در واگذاری مسئولیت‌ها به دست آوردن نتیجه مطلوب است. برای تقویت روحیه كاری، در محدوده‌های مشخص برای همكاران مسئولیتهای جدید تعریف كنید و به منظور نشان دادن اعتماد به تواناییهای ایشان، منابع و امكانات كافی برای انجام كار فراهم نمایید و یا توضیح دهید چگونه می‌توانند به آن منابع دسترسی پیدا كنند. در مورد بازتاب‌ها و مسائل مربوط به كار سؤال كنید و صبور باشید. به كسی كه مسئولیتی را واگذار نموده‌اید زمان كافی بدهید تا سرعت بگیرد.
صرف وقت كم در آموزش زیان‌های اساسی به همراه خواهد داشت. گاهی اوقات محول نمودن مسئولیت یك ذخیره كننده فوری وقت است و گاهی یك سرمایه گذاری درازمدت است. اما در نهایت صرف وقت بیشتر روی اولویت‌ها و اهداف، همیشه یك سرمایه گذاری ارزشمند است و اصول هدایتی ذكرشده پشتیبان شیوه‌های مدیریت زمان است.